Como reduzir o Lead Time dos seus processos de forma inteligente

Em mercados competitivos três fatores determinam as empresas que irão lucrar e prosperar da forma mais saudável e duradoura:

• Ter a Maior Qualidade;
• O Menor Custo;
• E o Menor Lead Time.

Estas três dimensões do custo são influenciadas por vários fatores, e alguns deles são basicamente uma questão de como nos organizamos, o que por sua vez parte de qual acreditamos ser a forma mais eficiente de organizar o trabalho. Por exemplo, se seu Lead Time está muito alto, pode ser simplesmente por causa de uma decisão sua, baseada no que você considera ser a melhor forma de organizar um processo.

Quer ver?

Pois este vai ser o tema de mais um breve artigo imperdível do blog da Leanstart, em parceria com a COGTIVE.

O problema mais delicioso que você já viu

Imagine que há um filme que você está querendo muito assistir, e este está disponível no seu serviço favorito de streaming. Porém, você já estava assistindo a uma série, e faltam ainda 8 episódios e este filme sai do catálogo daqui quatro dias. 

Quanto tempo demoraria para você terminar de assistir a série e começar o filme? Ou em outras palavras, qual seria o seu Lead Time do ato de assistir o filme neste cenário?

Você pode estimar usando uma relação chamada Lei de Little:

I = R x T

Onde:

I = Estoque (do inglês, Inventory);

R = Taxa de Saída (do inglês, Flow Rate);

T = Lead Time.

Esta é uma das formas de escrever esta equação. Você irá encontrar várias por aí.

Como vimos anteriormente, faltam oito episódios para você terminar a série antes de começar o filme. Considere que sua Taxa de Saída é de 1 episódio por dia.

I = 8 episódios

R = 1 episódio/1 dia

T = ?

 

Colocando na equação:

 

8 = 1/1 x T

 

Passamos 1/1 para o outro lado da igualdade, invertendo sua operação, para isolar o T (modo complicado de dizer “passa dividindo”) e chegamos ao seguinte resultado:

 

T = 8/1 = 8 dias.

 

Legal, não? Neste exemplo, parece uma equação boba e desnecessária, dado a simplicidade dos valores que usamos. Mas agora é que as coisas ficam ainda mais interessantes:

• Diante deste cenário e da descoberta desta relação entre Estoque, Taxa de Saída e Lead Time, como você poderia diminuir o seu Lead Time?

Vamos ver algumas alternativas.

 

Aumentar a Taxa de Saída

A Taxa de Saída muitas vezes também é chamada de vazão do processo, ou em alguns casos mais multinacionais, throughput. De uma forma ou de outra, modificar sua Taxa de Saída significa aumentar ou diminuir o quanto de produto sai, por unidade de tempo, de dentro do seu processo.

No nosso pequeno caso, nossa Taxa de Saída atual é de 1 episódio/dia. Poderíamos encontrar uma forma de encaixar na nossa agenda tempo para assistirmos 2 episódios por dia. Isso significaria dobrar nossa vazão:

 

I = 8 episódios

R_Melhorado = 2 episódios/dia

T = ?

Na equação:

 

8 = 2/1 x T

 

T = 8/2 = 4 dias.

 

Cortamos nosso Lead Time do filme pela metade.

Mas nem sempre vamos conseguir mudar os nossos métodos de trabalho de imediato, ou liberar mais tempo na agenda para conseguir um resultado semelhante. No caso de uma empresa, ela poderia até pensar em comprar mais equipamentos, ou solicitar ao RH mais uma leva de contratações. Em alguns casos, pode ser viável apelar para as horas extra, mas isso pode acabar fadigando o time e/ou os equipamentos. E ainda assim, todas estas alternativas têm um efeito que não desejamos:

• Elas aumentam o custo.

Porém, não se desespere. Há uma maneira de obter o mesmo efeito, sem este problema. E não é mágica.

 

Diminuir o Estoque WIP

Se você já teve contato com o Sistema Toyota de Produção e seus derivados, já deve ter ouvido e lido muito sobre redução de estoques e de como seu excesso é um dos piores desperdícios de todos. 

Excesso de estoque significa imobilizar capital desnecessariamente e despender com recursos secundários para gerenciar e armazenar este capital imobilizado. E agora eu vou te mostrar que quem diminui o estoque WIP, diminui o Lead Time e ainda tem uma oportunidade de diminuir o tempo que demora para receber o pagamento pelos produtos.

Um dos tipos de estoque que temos dentro de uma empresa é o estoque WIP, onde WIP vem de Work In Process/Work In Progress. Ele é o nosso “estoque em processo”, ou o quanto de trabalho em andamento existe dentro do nosso sistema de produção. 

Vamos pensar novamente no nosso caso de antes, onde temos:

 

I = 8 episódios

R = 1 episódio/dia

T = 8 dias.

 

Uma outra forma de reduzir esse Lead Time pela metade, sem mexer na nossa Taxa de Saída, seria reduzir nosso estoque WIP de episódios pela metade. Imagine que vamos agora colocar o filme como prioridade depois de 4 episódios da série. Esta será a nossa nova regra. Demonstrando:

 

I_Reduzido = 4 episódios

R = 1 episódio/dia

T = ?

 

Na equação:

 

4 = 1/1 x T

 

T = 4/1 = 4 dias.

 

Interessante, não? Mais uma vez, o exemplo é extremamente didático e depois da primeira vez começa a soar óbvio. Mas pense no poder deste conhecimento dentro dos seus processos produtivos:

• Você pode estar trabalhando com lotes maiores do que o necessário e causando o aumento do seu Lead Time. 

Quer ver como?

 

Não adianta entupir: o processo sempre irá buscar seu estado ideal

Uma outra implicação importante desta relação é o fato de que quando o processo estiver plenamente ocupado e, portanto, com sua Taxa de Saída estabilizada, não importa o quanto você adicione a mais de trabalho na fila: o Lead Time irá apenas aumentar. 

Vamos pegar um processo anterior ao que estávamos estudando: o processo de legendar episódios de séries do seu serviço de streaming favorito, um exemplo que foi cortesia do nosso parceiro da COGTIVE que manja muito de processos, Reginaldo Ribeiro. Considere que este é composto pelas seguintes três etapas e suas respectivas durações, é estável e tem um recurso dedicado para cada etapa:

 

1. Assistir ao episódio na íntegra (1h);
2. Criar a legenda conforme necessário (1h);
3. Conferir o trabalho, assistindo novamente (1h).

 

Começamos então a preencher nosso processo com trabalho, primeiro, com 1 episódio:

 

Sendo assim, nosso WIP é de 1 episódio e nossa Taxa de Saída se inicia em 1 episódio a cada 3 horas (o que você pode descobrir usando a Lei de Little), ou aproximadamente, 0,3 episódios/h, pois o processo ainda não está com todas as suas etapas ocupadas simultâneamente. Se você manter ele assim ela vai continuar abaixo do seu potencial máximo, que é de 1 episódio/hora. Daí vem a tentação de começar a entupir o processo de WIP.

Conforme o episódio 1 avança para a segunda etapa, abastecemos com mais um episódio, o que vai aumentar um pouco mais a nossa Taxa de Saída:

 

E por fim, dado o avanço dos episódios que já estavam em processo, o sistema é preenchido com mais um episódio, elevando o WIP para 3 episódios:

 

Neste momento, nossa Taxa de Saída atinge o seu pico de 1 episódio/h, pois toda vez que a Etapa 3 libera um episódio, imediatamente já abastecemos ela com o que vem da Etapa 2. Enquanto o processo ainda não estava no que chamamos de seu steady state, conforme o WIP aumentava, também aumentava a Taxa de Saída. Mas a partir daqui, se colocarmos 1000 episódios na fila, teremos o seguinte efeito:

 

I = 1000 episódios

R = 1 episódio/dia 

T = 1000 dias

 

Atingimos o WIP cítico, e agora apenas o Lead Time aumenta. Não há mais um efeito positivo na Taxa de Saída. 

 

Como usar isso em tempo real na sua fábrica

Você já deve estar imaginando o trabalho que vai ser para descobrir tudo isso em cada um dos seus processos e começar a usar a seu favor, no momento certo, na sua fábrica. Mas isso não é um problema com a COGTIVE, com a ferramenta Flow View.

 

No Flow View você consegue visualizar em tempo real, na integração através de IoT (Internet of Things, em portugês, Internet das Coisas), o andamento dos seus processos, e, inclusive, as informações sobre Lead Time, WIP e Taxa de Saída. Ele traz a ideia do Digital Twin para a sua fábrica. O Digital Twin é a versão digital daquilo que você tem fisicamente, sendo literalmente uma versão virtual dos seus processos. E uma das muitas informações e controles disponíveis para o seu uso, nele você pode acompanhar o WIP de cada etapa/fase do seu processo, permitindo que, agora que já conhece a Lei de Little, você faça os ajustes necessários nas quantidades para atingir o melhor desempenho possível do seu sistema.

 

Então, antes de sair pedindo CAPEX para montar uma nova linha de produção, ou comprar um equipamento de maior capacidade, fale com a COGTIVE.

Um grande abraço, e até a próxima.