Como gargalos de processo afetam a moral da sua equipe

As pessoas reagem ao ambiente. É um fato comprovado pela psicologia comportamental.

No ambiente de trabalho temos uma relativa facilidade de pensar em como poderíamos aumentar a perfomance dos nossos processos em números de desempenho de negócio – clientes atendidos por hora, produtos fabricados por minuto, quantidade de horas de montagem. Mas sinto que ainda não somos versados o suficiente no entendimento de como a forma de organizar os processos, em busca destes números, afeta aquilo com o que mais temos dificuldade:

Ter uma equipe com alta moral e com um nível adequado de saúde mental. 

E é disso que vamos falar hoje, em uma breve reflexão, aqui no blog da Leanstart.

“Você tem que conseguir trabalhar sob pressão…”

Um gargalo em um processo é o meu recurso com a menor capacidade de absorver e fornecer trabalho. Se ele é uma restrição ou não, isso depende da demanda.

Mas imagine-se agora trabalhando no gargalo de um processo. E agora vem o agravante:

Se sua atividade atrasa, você atrasa todo o sistema.

Se sua atividade para por qualquer que seja o motivo – manutenção, falta de demanda na entrada da atividade, entre outros -, você também atrasa todo o sistema. 

São características técnicas do conceito de gargalo.

É como se você carregasse o peso de todo o desempenho da empresa nos seus ombros. Talvez, ganhando um salário mínimo para isso. Consegue sentir o tamanho da pressão?

E enquanto você carrega a responsabilidade de operar o gargalo com você, temos alguma atividade anterior à sua que pode estar com excesso de capacidade, e então, tempo ocioso. O mesmo pode acontecer com atividades posteriores à sua – e vai acontecer por causa de algo estar dando errado no gargalo. Logo começará a nascer um sentimento muito corrosivo dentro de você, o de que seus colegas tem uma vida boa, de que são folgados enquanto você não consegue parar um minuto sequer e quando qualquer coisa da errado, você se torna o centro das atenções por ser o gargalo. Podemos imaginar onde isso vai terminar.

Gargalos também são um problema de gestão

Mas o mais interessante: quem decide como operar o gargalo e ou qualquer outra etapa de processo é a gestão. Está nas mãos da gestão decidir se vai operar um gargalo em sua capacidade máxima mesmo com uma alta variação dentro do processo, o que pode gerar filas intermináveis no gargalo, uma pressão absurda por desempenho e o estresse de constantes reprogramações imprevistas nas atividades.

Também está nas mãos da gestão decidir sobre o balanceamento, onde vamos redistribuir a carga de trabalho dentro das etapas do processo e limitar a quantidade de trabalho circulando dentro do sistema, com o objetivo de eliminar a sobrecarga em alguma atividade e evitar este descompasso que causa as filas intermináveis.

Consegue perceber como suas decisões aparentemente exclusivamente técnicas sobre gestão podem e irão moldar o comportamento e naturalmente o desempenho das pessoas da sua equipe?

O que fazer para melhorar isso?

Um excelente profissional de gestão está constantemente desenvolvendo uma habilidade desconhecida pelo mercado – mas que é determinante para os resultados; a habilidade de compreender como elementos que parecem ser exclusivamente técnicos afetam o lado subjetivo dos processos: as pessoas.

É bastante simples, com a fonte correta de conhecimento, compreender que a padronização, onde possível e quando adequada, faz com que variações dentro dos processos sejam contidas ou eliminadas. Mas é muito incomum alguém capaz de enxergar que diminuindo a variação, tornando o processo mais estável e previsível, também baixamos o nível de estresse de quem está executando aquelas atividades. É infernal ter que tentar entregar resultado sem saber se sua prensa vai funcionar corretamente naquele lote crítico, ou se seu computador vai travar a qualquer momento e fazer com que você perca horas de trabalho valioso naquela planilha.

Alguns dos elementos técnicos mais básicos que você precisa dominar são:

• Variação, sobrecarga, desperdícios e como eles interagem entre si;
• Padronização de processos;
• Balanceamento de processos;
• Gargalo;
• e a Lei de Little com sua relação entre Estoque, Taxa de Saída e lead time.

E não se esquecendo de sempre questionar:

Como este elemento afeta o comportamento das minhas pessoas?

Sabendo da importância disso, você tem grandes chances de se tornar um profissional de gestão realmente eficiente, eficaz e inovador.

Um grande abraço e até a próxima.